Копировальный пресс использовался во многих офисах вплоть до XX века.
Копируемый документ, написанный специальными чернилами или копировальной ручкой, помещался на лист вощеной бумаги и покрывался тонкой папиросной бумагой, которую либо предварительно смочили, либо накрыли куском влажной хлопчатобумажной ткани. Наконец, поверх него был помещен еще один лист вощеной бумаги, и все это было подвергнуто воздействию высокого давления между двумя металлическими пластинами.
Чернила растворялись под действием влаги и проникали сквозь тонкую бумагу, так что надпись на обратной стороне была видна.
В офисах в конце XIX века корреспонденция, которая была написана в течение дня, обычно оставлялась в прессе на ночь.
Копии собирались в переплетенные копировальные книги.
Более простой вариант копировального аппарата состоял из двух прижимных пластин, соединенных петлями, которые соединялись скобами и прижимались друг к другу рычажными замками (изготовлением занималась фирма Soennecken, немецкий офисный поставщик).
Хорошими чернилами для копировального аппарата можно сделать около трех отпечатков. До 20 отпечатков можно сделать с помощью высококонцентрированных чернил и папиросной бумаги, пропитанной специальными растворами. После копирования папиросную бумагу можно наклеить на более толстую бумагу, чтобы копия была более разборчивой и долговечной.
До появления чернил, изготовленных с анилиновыми красителями в 1856 г. качество копий, сделанных на копировальных машинах, было ограничено свойствами доступных копировальных чернил.